Cách đóng gói hàng hóa dễ được thông quan nhất

Gửi hàng đi nước ngoài luôn là một quá trình phức tạp, đặc biệt là khâu thông quan hải quan. Một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến tốc độ thông quan chính là cách đóng gói hàng hóa. Vậy làm thế nào để đóng gói hàng hóa một cách hiệu quả, đảm bảo hàng hóa của bạn được thông quan nhanh chóng và an toàn? Cùng MV Cargo đi tìm hiểu cách đóng gói hàng hóa tối ưu giúp vượt mọi rào cản hải quan trong bài viết này nhé.

Phân loại hàng hóa trước khi đóng gói

Bạn có biết phân loại hàng hóa là bước quan trọng đầu tiên cần được quan tâm hơn cả việc tìm cách đóng gói hàng hóa hay không? Có thể bạn không nhận ra rằng, rất ít ai chú ý đến bước này nhưng nó lại góp một phần quan trọng trong việc quyết định hàng hóa của bạn có được chấp nhận bởi đơn vị vận chuyển hay không, có qua được kiểm duyệt của hải quan hay không và cuối cùng là có khiến bạn bị thất thoát tài sản hay không.

Vì sao MV Cargo lại nói thế?

Phân loại hàng hóa trước khi đóng gói là bước đệm không thể thiếu để đảm bảo hàng hóa của bạn “an toàn hạ cánh” đến điểm đến. Giống như xếp các cuốn sách vào giá sách theo chủ đề, việc phân loại giúp chúng ta dễ dàng tìm kiếm và bảo quản từng loại hàng hóa một cách phù hợp nhất.

Trong vận chuyển, phân loại hàng hóa trước khi đóng gói sẽ giúp bạn tìm được cách đóng gói hàng hóa phù hợp cho từng loại, nâng cao độ an toàn cho hàng hóa trong quá trình giao nhận.

Mặt khác, việc phân loại hàng hóa còn là một khoản đầu tư thông minh. Khi hàng hóa được phân loại rõ ràng, chúng ta có thể tối ưu hóa không gian đóng gói, giảm thiểu chi phí vận chuyển. Đồng thời, việc tuân thủ các quy định về phân loại sẽ giúp tránh những rắc rối phát sinh như bị hải quan giữ hàng, bảo đảm tiến độ giao hàng và giữ vững uy tín của doanh nghiệp.

Xác định phương thức vận chuyển của hàng hóa

Phương thức vận chuyển là vấn đề thứ hai bạn cần quan tâm nếu muốn tỷ lệ thông quan hàng hóa được gia tăng. Phương thức vận chuyển cũng bị ảnh hưởng bởi từng loại hàng hóa mà bạn muốn gửi, nghĩa là về cơ bản nó có liên quan mật thiết đến bước phân loại hàng hóa mà MV Cargo đã nhắc đến ở trên. Bạn thấy đấy, chúng có liên quan đến nhau ở một mức độ nhất định và là một quy trình liên tục trong cách đóng gói hàng hóa quốc tế. Do đó, bạn không nên xem thường hay bỏ qua bất kỳ bước nào trong quy trình này.

Xác định phương thức vận chuyển phù hợp cho từng loại hàng hóa là yếu tố quan trọng nhằm đảm bảo hàng hóa được giao đến đúng nơi, đúng thời gian và trong tình trạng an toàn. Mỗi loại hàng hóa có tính chất riêng, từ hàng dễ vỡ, hàng đông lạnh đến hàng hóa có giá trị cao, và từng loại sẽ yêu cầu phương thức vận chuyển khác nhau để giảm thiểu rủi ro hư hỏng hoặc mất mát. Bên cạnh đó, mỗi phương thức vận chuyển khác nhau cũng sẽ yêu cầu cách đóng gói hàng hóa khác nhau.

Ví dụ, hàng hóa dễ hỏng như thực phẩm tươi sống cần vận chuyển nhanh chóng, thường là bằng đường hàng không để đảm bảo thời gian và duy trì chất lượng, loại hàng này hay được đóng gói bằng thùng carton. Trong khi đó, hàng cồng kềnh hoặc nặng như máy móc, thiết bị lớn lại phù hợp hơn với đường biển vì chi phí thấp và khả năng vận chuyển khối lượng lớn, thường đóng gói trong thùng gỗ. Những hàng hóa nhạy cảm với nhiệt độ có thể cần vận chuyển trong môi trường kiểm soát nhiệt độ để giữ nguyên trạng thái thì đóng gói bằng thùng xốp.

xác định phương thức vận chuyển hàng hóa

Bí kíp chọn vật liệu đóng gói giúp tiết kiệm chi phí

Sau khi thực hiện phân loại hàng hóa và chọn được phương thức vận chuyển phù hợp thì việc kế tiếp bạn cần làm là chọn vật liệu đóng gói cho hàng hóa của mình. Như MV Cargo đã ví dụ ở trên, mỗi loại hàng hóa khác nhau sẽ có những cách đóng gói hàng hóa bằng những vật liệu khác nhau, cụ thể như sau:

Hàng hóa dễ vỡ: Cần được đóng gói với cách đóng gói hàng hóa bằng bọt xốp, túi khí, hộp carton 2 lớp hoặc giấy gói bong bóng nhằm giúp hấp thụ lực va đập nhất định khi vận chuyển, giúp hàng hóa được an toàn, tránh hư hỏng.
Hàng hóa cồng kềnh hoặc nặng: Cần được đóng gói với cách đóng gói hàng hóa bằng thùng carton chịu lực, gỗ, hoặc hộp gỗ pallet. Các vật liệu chắc chắn như gỗ hoặc pallet phù hợp để chịu được trọng lượng lớn, bảo vệ hàng hóa khỏi biến dạng trong quá trình vận chuyển dài ngày, đặc biệt khi vận chuyển qua đường biển.
Hàng hóa dễ hỏng hoặc yêu cầu điều kiện nhiệt độ đặc biệt: Cần được đóng gói với cách đóng gói hàng hóa bằng thùng xốp cách nhiệt kèm theo đá khô hoặc gel giữ lạnh. Những loại hàng như thực phẩm tươi sống hoặc thuốc men cần được duy trì trong điều kiện nhiệt độ ổn định, và thùng xốp kết hợp với các chất làm lạnh giúp bảo đảm chất lượng hàng hóa tốt hơn trong suốt quá trình vận chuyển.
Hàng hóa giấy tờ, sách vở: Sách và tài liệu giấy cần được bảo vệ khỏi ẩm mốc và nếp gấp, nhưng không cần vật liệu quá cứng. Cách đóng gói hàng hóa bằng phong bì chống sốc hoặc giấy kraft giúp giữ cho chúng sạch sẽ và an toàn.
Hàng hóa có giá trị cao: Các mặt hàng như trang sức, đồ công nghệ cao cần được đóng gói cẩn thận để tránh va chạm, trộm cắp hoặc hư hại. Bạn có thể sử dụng cách đóng gói hàng hóa kết hợp bằng thùng carton chống va đập, hộp gỗ, túi hút chân không hoặc các hệ thống bảo vệ đặc biệt khác.

Ngoài ra, để giúp tiết kiệm chi phí khi chọn vật liệu đóng gói hàng hóa, bạn nên thực hiện quy đổi trọng lượng hàng hóa theo thể tích để tiện hơn trong việc chọn vật liệu đóng gói phù hợp, tránh mua thừa hoặc thiếu vật liệu.

Cách quy đổi trọng lượng theo thể tích

Quy đổi trọng lượng theo thể tích, hay còn gọi là trọng lượng thể tích (volumetric weight), là phương pháp các công ty vận chuyển quốc tế sử dụng để tính cước phí cho hàng hóa. Điều này đặc biệt quan trọng với các mặt hàng nhẹ nhưng chiếm nhiều không gian, như gối, quần áo hay đồ trang trí. Công thức quy đổi giúp xác định xem phí vận chuyển sẽ dựa trên trọng lượng thực tế của hàng hóa hay trọng lượng thể tích (trọng lượng quy đổi), điều này cũng bị ảnh hưởng bởi cách đóng gói hàng hóa của bạn.

Cách tính trọng lượng thể tích:

Để tính trọng lượng thể tích của một kiện hàng, bạn cần biết kích thước của kiện hàng và áp dụng công thức sau:

Trọng lượng thể tích (kg) = (chiều dài x chiều rộng x chiều cao)/ hệ số quy đổi

Hệ số quy đổi thường sử dụng trong vận chuyển quốc tế:

Đối với vận chuyển bằng đường hàng không, hệ số thường là 5000.
Đối với vận chuyển đường biển hoặc đường bộ, hệ số có thể khác, nhưng thông thường sẽ là 6000.

Ví dụ:
Nếu bạn có một kiện hàng có kích thước 50cm x 40cm x 30cm, bạn tính trọng lượng thể tích như sau:

Trọng lượng thể tích bằng (50X40X30)/5000 = 12kg

Sau khi tính trọng lượng thể tích, bạn sẽ so sánh nó với trọng lượng thực tế của hàng hóa. Công ty vận chuyển sẽ tính phí dựa trên số nào lớn hơn giữa trọng lượng thực tế và trọng lượng thể tích. Do đó, bạn cần cân nhắc và có cách đóng gói hàng hóa phù hợp, tránh lãng phí diện tích và tăng thêm cước phí gửi hàng không cần thiết.

Cách đóng gói hàng hóa dễ thông quan nhất

Cuối cùng, MV Cargo sẽ cung cấp cho bạn hướng dẫn cách đóng gói hàng hóa phổ biến và dễ thông quan nhất đồng thời vẫn đảm bảo được sự an toàn cho hàng hóa. Cùng xem nhé:

Bước 1: Chuẩn bị vật liệu đóng gói

Bước đầu tiên trong cách đóng gói hàng hóa, sau khi thực hiện phân loại hàng hóa và xác định phương thức vận chuyển phù hợp, bạn cần tiến hành chuẩn bị đầy đủ các loại vật liệu đóng gói. Nếu là thực phẩm hoặc sản phẩm cần bảo quản lạnh, hãy chuẩn bị thùng xốp và đá khô. Nếu là quần áo, giày dép,…hãy chuẩn bị thùng carton. Nếu là hàng dễ vỡ hãy chuẩn bị thật nhiều bọc chống sốc hoặc mút xốp. Bọc chống sốc, băng keo, giấy báo là những vật liệu đóng gói không thể thiếu.

Bước 2: Thực hiện đóng gói hàng hóa

Trước hết, hãy lấy bọc chống sốc quấn một lớp xung quanh hàng hóa.

Nếu hàng hóa là sách vở có thể quấn 1 lần cho nhiều quyển/tài liệu.
Nếu hàng hóa là đồ dễ vỡ, hãy quấn cho từng sản phẩm một từ 2 -3 lớp chống sốc.
Nếu sản phẩm là chất lỏng cũng cần quấn nhiều lớp bằng bọc chống sốc hoặc bọc thực phẩm để tránh bị đổ/vỡ trong quá trình vận chuyển.
Hàng cồng kềnh cần được bọc bằng bìa carton xung quanh, niêm phong bằng keo.
Hàng có giá trị cao nên cân nhắc chọn cách đóng gói hàng hóa bằng vật liệu cứng cáp và an toàn hơn như hộp inox.

Sau đó, hãy cẩn thận đặt sản phẩm đã được bọc lớp chống sốc vào hộp carton, thùng xốp, hộp gỗ pallet. Nên lấp đầy tất cả các khoảng trống trong hộp để tránh việc hàng hóa bị xê dịch trong quá trình vận chuyển. Khi hàng hóa bị xê dịch rất dễ gây ra hỏng hóc, đổ vỡ do va chạm, đó là lý do mà MV Cargo khuyên bạn chọn lựa vật liệu kỹ càng, không thừa cũng không thiếu.

Bước 3: Niêm phong và dán nhãn

Cuối cùng, niêm phong lại thùng hàng bằng dây thừng hoặc băng keo đóng gói để kết thúc quy trình đóng gói hàng hóa quốc tế. Khi thực hiện niêm phong, cần sử dụng băng keo chất lượng cao bịt kín mọi kẽ hở của thùng hàng cùng với các góc cạnh của thùng hàng nhằm giảm nguy cơ bị rách, nứt, vỡ thùng hàng khi bị va chạm.

Đừng quên dán nhãn ghi đầy đủ thông tin người nhận, người gửi cùng các cảnh báo hoặc lưu ý khi giao hàng để đơn vị vận chuyển dễ thực hiện. Dán nhãn là bước cần thiết trong cách đóng gói hàng hóa nhằm hướng dẫn đơn vị vận chuyển những điều cần lưu ý khi giao hàng đối với hàng hóa và sản phẩm của bạn. Một số đơn vị vận chuyển sẽ có mẫu nhãn dán riêng, bạn nên tham khảo trước khi thực hiện dán nhãn để tránh việc phải điền và dán lại, gây sai sót.

Có đơn vị nào hỗ trợ đóng gói hàng hóa hay không?

Nếu bạn cảm thấy cách đóng gói hàng hóa quá khó để bạn thực hiện hoặc bạn đã thực hiện nhiều lần nhưng vẫn không thoát khỏi cảnh bị kiểm duyệt dù hàng hóa của bạn không vi phạm bất kỳ quy định nào. Vậy thì đây chính là giải pháp dành cho bạn, bạn hoàn toàn có thể cân nhắc lựa chọn một đơn vị vận chuyển có dịch vụ hỗ trợ đóng gói hàng hóa để giúp bạn giải quyết vấn đề khó nhằn này.

Hiện nay, hầu hết các đơn vị vận chuyển đều cung cấp dịch vụ đóng gói hàng hóa và giao nhận tận nhà. Do đó, bạn hoàn toàn có thể nhờ đơn vị vận chuyển đóng gói giúp mình, họ là những người có kinh nghiệm xử lý đơn hàng trong vận chuyển nên họ hoàn toàn có thể đảm bảo quy cách đóng gói hàng hóa đúng chuẩn, chắc chắn và giúp hàng hóa của bạn dễ thông quan hơn. Vậy vấn đề cuối cùng của bạn là “nên chọn đơn vị vận chuyển nào đây?”.

MV Cargo là sự lựa chọn hàng đầu cho dịch vụ gửi hàng hóa quốc tế nhờ vào uy tín và chất lượng dịch vụ mà công ty mang lại. Với nhiều năm kinh nghiệm, MV Cargo đã xây dựng một mạng lưới phân phối rộng khắp, hợp tác với các đối tác lớn tại Mỹ, đảm bảo việc vận chuyển hàng hóa diễn ra nhanh chóng và an toàn. Công ty còn cung cấp dịch vụ đóng gói chuyên nghiệp, đảm bảo mỗi kiện hàng được bảo vệ kỹ lưỡng, phù hợp với từng loại hàng hóa từ dễ vỡ đến cồng kềnh. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro hư hại trong quá trình vận chuyển.

Đội ngũ nhân viên của MV Cargo được đào tạo chuyên sâu, am hiểu các quy trình quốc tế, từ quy định hải quan cho đến các phương thức vận chuyển tối ưu hay cách đóng gói hàng hóa, giúp khách hàng cảm thấy yên tâm. Sự kết hợp giữa chuyên môn, dịch vụ đóng gói chất lượng cao, và mạng lưới phân phối mạnh mẽ đã làm nên tên tuổi và uy tín của MV Cargo trong ngành vận tải quốc tế.

CHÚNG TÔI CAM KẾT: